Cosa significa fulfilment?

Fulfilment è un termine che si sente spesso nel mondo dell’e-commerce, ma cosa significa esattamente? In poche parole, l’adempimento si riferisce all’intero processo che inizia quando un cliente effettua un ordine nel tuo negozio web e termina quando l’ordine viene consegnato o addirittura restituito. Fulfilment comprende fasi importanti come la raccolta degli ordini, l’imballaggio, la spedizione e l’elaborazione dei resi.

Spesso si sente anche il termine e-fulfilment. In questo caso, la “e” si riferisce a “elettronico” e indica il processo di evasione degli ordini online. Nell’attuale mondo dell’e-commerce, l’e-fulfilment è una parte essenziale di un’azienda online.

Leggi tutto Sulla differenza tra fulfilment ed e-fulfilment.

Ma sapevi che puoi anche affidare fulfilment a un’azienda specializzata? Questi partner o centri di logistica si occupano del processo logistico al posto tuo. Questa può essere una soluzione per le organizzazioni che stanno diventando troppo grandi o per le quali la logistica richiede uno sforzo eccessivo e/o un tempo che sarebbe meglio dedicare ad altre attività importanti.

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Di cosa si occupa un’azienda di fulfilment o un centro di fulfilment?

Un’azienda di fulfilment o centro di fulfilment si occupa della gestione completa dei tuoi ordini. Ciò significa che i tuoi prodotti vengono stoccati presso di loro, quindi non hai più bisogno di un magazzino o di un’officina di proprietà. Inoltre gestiscono le scorte, elaborano gli ordini e spediscono i prodotti. Se il prodotto non è di gradimento del cliente e viene restituito, un centro di logistica si occupa del processo di restituzione, quindi non dovrai preoccuparti di questo.

Il processo inizia con la ricezione del tuo stock. Il partner di logistica accetta i prodotti dal tuo fornitore, li immagazzina nei suoi magazzini e tiene traccia in modo accurato delle tue scorte. Non appena un ordine arriva attraverso il tuo webshop, il processo di (e-)fulfilment inizia davvero. Il prodotto viene raccolto, imballato e spedito al cliente. Se il cliente finale decide di restituire il prodotto, il partner di fulfilment interviene nuovamente per controllare i prodotti restituiti (ed eventualmente riconfezionarli e/o lavarli) e poi li rimette sugli scaffali in modo che siano pronti per un nuovo acquirente.

Ma alcuni centri di logistica si spingono oltre. I clienti si aspettano molto di più di una consegna veloce e impeccabile e della gestione dei resi. Tra le opzioni vi sono anche prodotti o confezioni personalizzate, che aggiungono un tocco personale in più. Pensa a un biglietto scritto a mano o a una confezione in carta di seta: sono dettagli che portano l’esperienza del cliente a un livello superiore.

Servizi a valore aggiunto

Inoltre, come cliente, puoi usufruire dei Servizi a Valore Aggiunto. Si tratta di servizi aggiuntivi che le aziende o i centri di logistica possono fornire, come la pulizia o la vaporizzazione dei prodotti, il (ri)imballaggio, la (ri)etichettatura (ad esempio con altre valute), ma anche la conversione di capi di abbigliamento da sdraiati o piegati ad appesi. Ad esempio, offrendo un servizio clienti di prima linea per rispondere a tutte le domande su ordini, spedizioni o resi.

Alcune aziende di logistica hanno più magazzini o centri di logistica. Questo è particolarmente utile se vuoi consegnare prodotti in diverse regioni o a livello internazionale. Avendo un centro di logistica (geograficamente) vicino ai tuoi clienti, puoi ridurre i costi di spedizione e accelerare i tempi di consegna.

I vantaggi di un partner per di logistica

L’outsourcing della logistica offre molti vantaggi, soprattutto quando la tua azienda cresce. Ecco alcuni dei principali vantaggi che puoi aspettarti:

  • Risparmia tempo: non dovrai più preoccuparti di elaborare, imballare e spedire gli ordini. Il tuo centro di evasione si occupa di tutto, lasciandoti più tempo per altre cose importanti, come lo sviluppo del prodotto, il marketing o la promozione dei tuoi prodotti.

  • Risparmio sui costi: le aziende di fulfilment lavorano spesso con metodi più efficienti e software specifici per gestire il processo logistico in modo rapido e corretto, spesso con informazioni in tempo reale per te come venditore. Inoltre, non dovrai più preoccuparti dei picchi e delle flessioni della domanda dei tuoi prodotti, perché pagherai solo lo spazio di stoccaggio effettivamente utilizzato e il numero di operazioni da effettuare.

  • Scalabilità: un partner di logistica può facilmente crescere con la tua attività. Sia che tu abbia 50 ordini al mese o 5.000, può adattarsi alle tue esigenze. Inoltre, non dovrai preoccuparti di assumere altro personale o di affittare uno spazio di stoccaggio supplementare.

  • Servizio clienti: molte aziende di logistica offrono un servizio clienti di prima linea. In questo modo i clienti ottengono risposte più rapide su ordini, spedizioni e resi, senza che tu debba occupartene.

  • Efficienza: le aziende di logistica hanno spesso anni di esperienza e utilizzano sistemi automatizzati per la gestione dell’inventario, la raccolta degli ordini e la spedizione. Questo riduce al minimo il rischio di errori e garantisce tempi di consegna più rapidi.

Vuoi saperne di più? Leggi allora Logistica: costo o guadagno?.

Il momento giusto per esternalizzare la logistica

L’outsourcing della logistica può essere una mossa strategica che dà a te (e alla tua azienda) lo spazio e la concentrazione necessari per crescere ulteriormente. Ma quando è il momento giusto per fare questo passo? Ecco alcuni indicatori che ti faranno capire che è arrivato il momento di collaborare con un partner di logistica:

La tua attività sta ottenendo un successo superiore alle tue aspettative e ora sei sommerso di ordini ogni giorno. Questo può sembrare un problema di lusso, ma può diventare rapidamente un collo di bottiglia. Non riuscire a stare al passo con la domanda può portare a ritardi nelle spedizioni, clienti insoddisfatti e opportunità mancate. L’outsourcing dell’evasione ti dà tranquillità e spazio per riprendere fiato e concentrarti sulla crescita della tua attività.

Stai notando un numero crescente di errori nell’elaborazione degli ordini? Articoli sbagliati, quantità errate o prodotti che arrivano danneggiati alla porta del cliente? Questi problemi non solo richiedono tempo e frustrazione, ma possono anche danneggiare la tua reputazione. Affidando l’evasione a un partner professionale con sistemi ottimizzati, puoi ridurre significativamente questi errori e aumentare la soddisfazione dei clienti.

Molte aziende devono affrontare forti fluttuazioni della domanda, ad esempio durante le vacanze o le campagne promozionali. È difficile assumere personale extra per periodi così brevi e ancora più difficile è continuare a gestire tutto da soli. I partner di spedizione hanno la capacità di adattarsi alle esigenze della tua azienda e possono gestire senza problemi i picchi stagionali senza sovraccaricare la tua attività.

Se il tuo magazzino è sempre più pieno e i tuoi prodotti si accumulano in ogni angolo del tuo ufficio o del tuo garage, allora sai che è arrivato il momento di ripensare il tuo fulfilment. Invece di investire in altri spazi di stoccaggio o in nuove sedi, puoi affidare queste preoccupazioni a un partner di fulfilment. Questi hanno l’infrastruttura necessaria per immagazzinare e gestire i tuoi prodotti in modo efficiente, senza che tu debba investire in altri metri quadrati.

Ammettiamolo, nessuno ha iniziato la propria attività per finire a impacchettare scatole e attaccare etichette di spedizione. Se dedichi il tuo tempo principalmente alla logistica e all’adempimento invece che al cuore della tua attività, come lo sviluppo di nuovi prodotti, la costruzione di relazioni con i clienti o l’elaborazione di strategie di marketing, allora è decisamente giunto il momento di esternalizzare l’adempimento. Un partner per l’adempimento ti darà spazio per concentrarti sulla crescita e sull’innovazione della tua attività.

In breve, il momento giusto per esternalizzare la logistica è quando ti accorgi che ti sta distraendo dalla tua attività principale. Se ogni giorno ti preoccupi più di gestire i processi logistici che di far crescere la tua attività, è arrivato il momento di affidare questi compiti a un esperto. Esternalizzando il processo di logistica, non solo puoi aumentare la soddisfazione dei clienti, ma puoi anche recuperare la tua concentrazione.

Scanning and picking in warehouse - Widem Logistics

Quando è meglio non esternalizzare la logistica

L’outsourcing può sembrare la soluzione ideale, ma non è adatto a tutte le aziende. Così come ci sono circostanze in cui ha senso esternalizzare la logistica, ci sono anche situazioni in cui potrebbe essere più sensato continuare a farlo da soli.
Ecco alcuni casi in cui potresti voler mantenere la logistica all’interno dell’azienda:

Per molte start-up e piccole imprese, il budget è uno dei fattori principali da considerare. Quando la tua attività è ancora in fase di avviamento e le tue vendite sono ancora in crescita, il costo dell’outsourcing dell’adempimento può essere un investimento troppo grande. Questo perché i partner di fulfilment si fanno pagare per lo stoccaggio, l’elaborazione degli ordini, i materiali di imballaggio, la spedizione e l’elaborazione dei resi.

Se evadi solo un numero limitato di ordini al mese, questi costi di evasione possono incidere sul tuo margine di profitto più di quanto vorresti. Nelle fasi iniziali della tua attività, spesso ha più senso rimanere all’interno dell’azienda, soprattutto se hai ancora lo spazio per imballare e spedire gli ordini da solo. In questo modo, potrai contenere i costi fino a quando la tua attività non raggiungerà una dimensione tale da rendere l’outsourcing una scelta più economica.

Un’altra situazione in cui l’outsourcing dell’evasione può essere meno interessante è quando la tua azienda ha a che fare con bassi volumi di ordini. Hai solo una manciata di ordini al giorno? Allora potrebbe essere più redditizio mantenere il controllo del processo di evasione in proprio. Questo perché molte società di evasione applicano tariffe minime o prevedono soglie di volume, il che significa che l’outsourcing conveniente diventa interessante solo a partire da un certo numero di ordini al giorno.

Alcuni prodotti richiedono una cura particolare per quanto riguarda lo stoccaggio e il trasporto. Considera le merci che possono rovinarsi, come gli alimenti freschi, i fiori o i prodotti che devono essere conservati a temperature specifiche. Inoltre, prodotti come i materiali pericolosi (prodotti chimici, batterie, ecc.) spesso richiedono strutture di stoccaggio certificate e leggi e regolamenti specifici per il trasporto.

Sebbene molte aziende di fulfilment siano in grado di gestire diversi tipi di prodotti, trovare un partner di fulfilment che soddisfi le tue esigenze specifiche può essere una sfida. Se i tuoi prodotti necessitano di una gestione particolare, potrebbe essere saggio mantenere questo aspetto all’interno dell’azienda fino a quando non troverai un partner di fulfilment che abbia questa specifica esperienza.

Se sei ancora agli inizi e tratti solo 1-10 ordini al giorno, probabilmente è più efficiente continuare a gestirli da solo. Dopo tutto, puoi ancora rispondere rapidamente ai clienti e probabilmente non hai ancora problemi di spazio. In questo modo, mantieni il controllo dell’intera catena. Tuttavia, una volta raggiunto un volume consistente di oltre 10-20 ordini al giorno, potrebbe valere la pena di valutare se l’outsourcing offre vantaggi logistici e finanziari.

In breve, il momento giusto per esternalizzare la logistica è quando ti accorgi che ti sta distraendo dalla tua attività principale. Se ogni giorno ti preoccupi più di gestire i processi logistici che di far crescere la tua attività, è arrivato il momento di affidare questi compiti a un esperto. Esternalizzando il processo di logistica, non solo puoi aumentare la soddisfazione dei clienti, ma puoi anche recuperare la tua concentrazione.

Costo di un partner per la logistica

Il costo della logistica può variare notevolmente a seconda delle dimensioni della tua attività (leggi: numero di ordini, resi o consegne in arrivo), del tipo di prodotti che vendi (dimensioni, peso) e dei servizi di cui hai bisogno. Ecco le principali voci di costo da considerare:

Una delle spese maggiori nell’ambito del fulfilment è rappresentata dai costi di stoccaggio. Si tratta del costo che un partner di fulfilment addebita per lo stoccaggio del tuo stock nei suoi magazzini o centri di fulfilment. Questi costi vengono solitamente calcolati in base allo spazio occupato dai tuoi prodotti, espresso in metri quadrati, pallet o posizioni di magazzino.

  • Stoccaggio su pallet: per gli articoli più grandi o per le merci sfuse, lo stoccaggio viene calcolato per pallet. Questo è spesso il metodo di stoccaggio più conveniente se i tuoi prodotti sono di grandi dimensioni o vengono spediti alla rinfusa.
  • Stoccaggio in posizione: i prodotti più piccoli stoccati su scaffali o in contenitori hanno una struttura di prezzi diversa. In questo caso, i costi vengono solitamente calcolati per ogni luogo utilizzato.
  • Stoccaggio flessibile: molte aziende di fulfilment offrono anche opzioni di stoccaggio flessibile, il cui costo varia in base alla quantità di spazio effettivamente occupato dai tuoi prodotti. Questo è utile se hai fluttuazioni stagionali nel tuo inventario.

Se i tuoi prodotti rimangono in magazzino per più di un certo periodo di tempo, potresti dover sostenere ulteriori costi di stoccaggio a lungo termine. Questo fenomeno viene talvolta definito come costi di overstocking. Pertanto, una corretta gestione dell’inventario è fondamentale per evitare inutili costi di stoccaggio.

Oltre all’immagazzinamento, i partner di fulfilment si fanno pagare per la raccolta e l’imballaggio dei tuoi ordini. Queste spese sono note come spese di elaborazione degli ordini. Queste spese vengono solitamente calcolate in uno dei seguenti modi:

  • Costo per ordine: molte aziende di fulfilment applicano una tariffa forfettaria per ogni ordine evaso. Questo è conveniente per le aziende con ordini composti da uno o pochi prodotti.
  • Costo per articolo: quando i tuoi ordini sono più complessi e composti da più articoli, l’azienda di evasione potrebbe addebitare il costo per ogni articolo prelevato. Ciò significa che un ordine di cinque articoli costerà di più rispetto a un ordine di un solo articolo.
  • Costi di prelievo e costi di imballaggio: alcuni partner di fulfilment suddividono questi costi in costi di prelievo(raccolta degli articoli in magazzino) e costi di imballaggio (confezionamento degli articoli). Questo può essere importante da sapere se i tuoi prodotti richiedono un metodo di imballaggio specifico, come ad esempio i prodotti fragili che necessitano di una protezione extra.

Inoltre, potrebbero esserci costi aggiuntivi se i tuoi prodotti hanno esigenze di imballaggio particolari. Questi includono scatole personalizzate, l’aggiunta di materiale di riempimento o la personalizzazione come l’aggiunta di marchi, volantini o regali o l’utilizzo di imballaggi personalizzati.

I costi di spedizione sono una parte importante dei costi di evasione. I partner di fulfilment spesso hanno contratti vantaggiosi con vettori come DHL, BPost, UPS o altri partner logistici perché spediscono in grandi quantità. Questo significa che possono ottenere tariffe di spedizione più basse rispetto ai singoli rivenditori.

Molte aziende di fulfilment offrono anche l’elaborazione dei resi. Ciò significa che ricevono i resi, li controllano e li rimettono in magazzino. Questo può avvenire controllando accuratamente i prodotti, pulendoli, effettuando o facendo effettuare riparazioni o riconfezionando i prodotti. Anche questo può comportare costi aggiuntivi.

Come si sceglie un’azienda che si occupa di logistica?

La scelta della giusta società di logistica è una decisione cruciale che può influire sull’efficienza delle tue operazioni, sulla soddisfazione dei clienti e, in ultima analisi, sulla tua redditività. Con così tanti fornitori sul mercato, ognuno con le proprie specialità, può essere difficile scegliere il partner giusto. Ecco alcuni fattori chiave da considerare per fare la scelta migliore per la tua azienda.

Una delle prime cose da tenere in considerazione quando si sceglie un partner per il fulfilment è la sua esperienza nel tuo settore specifico. Non tutte le aziende di fulfilment sono adatte a tutte le categorie di prodotti. Le aziende che hanno esperienza con i requisiti logistici del tuo tipo di prodotti avranno una migliore comprensione di ciò che è necessario per un processo di adempimento senza intoppi.

  • Conoscenza dei prodotti: un’azienda di fulfilment che conosce il tuo tipo di prodotti saprà come immagazzinare, imballare e spedire al meglio il tuo stock. Ad esempio, il modo in cui vengono imballati gli articoli di moda differisce notevolmente dall’approccio adottato per i prodotti elettronici o fragili. Se hai a che fare con prodotti che richiedono una cura o una conservazione particolare, come i prodotti deperibili o i materiali pericolosi, l’esperienza con questi prodotti è assolutamente essenziale.
  • Gestione dei resi: prodotti diversi richiedono procedure di reso diverse. Se lavori in un settore in cui i resi sono frequenti, come ad esempio quello della moda, è importante scegliere un partner che abbia esperienza in un processo di reso snello e favorevole al cliente.

La posizione del tuo partner di fulfilment è fondamentale, soprattutto se i tuoi clienti sono sparsi in un’ampia area geografica o se effettui spedizioni internazionali. Un partner di fulfilment con più magazzini strategicamente posizionati aiuta a mantenere i tuoi prodotti vicini al cliente finale, con consegne più rapide e costi di spedizione inferiori.

Anche l’esperienza con i (complessi) requisiti doganali e le relative formalità amministrative può essere importante. Compilare in modo errato i documenti doganali, come quelli di importazione ed esportazione, può comportare notevoli ritardi alla frontiera e costi aggiuntivi inaspettati, come dazi d’importazione, tasse e multe. Se questi processi non sono stati messi in atto correttamente, i costi possono accumularsi rapidamente e causare ritardi con clienti insoddisfatti che devono attendere più a lungo i loro ordini.

Nel moderno mondo dell’e-commerce, la tecnologia è uno dei fattori più importanti da considerare quando si sceglie un partner per il fulfilment. Vuoi un partner che utilizzi tecnologie avanzate per gestire l’inventario, gli ordini e le spedizioni. Ad esempio, è importante che ci sia un’integrazione del sistema di gestione del magazzino (WMS) con la piattaforma di e-commerce utilizzata (Shopify, WooCommerce o altre). Una buona integrazione garantisce l’inoltro automatico degli ordini al centro di evasione e la visibilità in tempo reale dello stato delle scorte e degli ordini.

Nel mondo dell’e-commerce, l’esperienza del cliente è importante quanto il prodotto stesso. L’azienda che scegli per l’evasione degli ordini gioca un ruolo importante nell’esperienza del tuo cliente finale. Prestando attenzione alla personalizzazione e ai dettagli, puoi sorprendere i tuoi clienti e lasciare un’impressione duratura, contribuendo in ultima analisi a migliorare il servizio clienti e la loro fedeltà.

  • Imballaggio personalizzato e branding: l’imballaggio dei tuoi prodotti è spesso il primo momento di contatto fisico tra il tuo marchio e il cliente. Un partner di fulfilment che offra soluzioni flessibili in termini di packaging personalizzato, come l’utilizzo di scatole brandizzate, confezioni regalo speciali o adesivi personalizzati, può contribuire in modo significativo alla soddisfazione dei clienti.
  • Personalizzazione degli ordini: oltre al packaging, c’è una crescente richiesta di ordini personalizzati. Pensa di aggiungere un biglietto di ringraziamento scritto a mano, un piccolo regalo come un campione di un nuovo prodotto o anche prodotti personalizzati come magliette o tazze. Questi tipi di extra aumentano il livello di esperienza del cliente e fanno risaltare positivamente il tuo marchio. Un partner di fulfilment che offra queste opzioni non solo ti aiuta ad aumentare la soddisfazione del cliente, ma anche a costruire la fedeltà al marchio.
  • Politica di reso e soddisfazione del cliente: una buona politica di reso è fondamentale per un’esperienza positiva del cliente, anche quando un prodotto non soddisfa le aspettative. Un partner di fulfilment che offre un processo di reso semplificato può garantire che i clienti possano restituire i prodotti in modo rapido e senza problemi. Il processo deve essere rapido ed efficiente: i resi vengono controllati e, se idonei, reinseriti in magazzino. Più il processo è agevole e facile da gestire, più è probabile che il cliente ordini di nuovo da te, anche dopo un’esperienza di reso.
  • Servizio clienti proattivo: un buon servizio clienti è la chiave per una clientela fedele. Scegli un partner di fulfilment che non solo si occupi dell’elaborazione tecnica degli ordini, ma che fornisca anche un eccellente servizio clienti. Pensa a una comunicazione proattiva, ad esempio in caso di ritardi imprevisti, e a una rapida risoluzione dei problemi. Quando un’azienda di fulfilment è in grado di rispondere rapidamente alle domande dei clienti o di risolvere i problemi, contribuisce direttamente a un’esperienza positiva del cliente.

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